Plaud: AI Note Taker

Analysoinut Appwesome

Muistiinpanojen tekeminen vie helposti huomion juuri silloin, kun pitäisi kuunnella. Palaverissa kirjoitan yhden asian ylös ja saatan samalla missata seuraavan; luennolla taas muistiinpanot voivat jäädä hajanaisiksi. Siksi kiinnostuin työkalusta, joka tallentaa puheen tekstiksi ja kokoaa siitä tiiviimmän kokonaisuuden. Plaud: AI Note Taker on suunniteltu tähän tarpeeseen, mutta käytännössä sen hyöty riippuu siitä, kuinka hyvin puheesta syntyvää tekstiä voi käyttää omassa arjessa.

Mihin Plaudia kannattaa käyttää?

En ajattelisi Plaudia automaattisena totuuskoneena tai henkilökohtaisena sihteerinä, joka hoitaa kaiken puolestani. Se on ennen kaikkea työkalu puheen tallentamiseen, tekoälytranskriptioon ja yhteenvetojen tekemiseen. Kun tarkoituksena on saada keskustelusta jälkikäteen hakukelpoinen lähtökohta, sovellus voi säästää aikaa. Jos taas tarvitsen jokaisesta sanasta virheettömän pöytäkirjan, tarkistan tuloksen itse.

Hyöty näkyy erityisesti tilanteissa, joissa keskustelu sisältää monta erillistä aihetta tai päätöstä. Pelkkä muistista kirjoitettu yhteenveto saattaa säilyttää pääajatuksen mutta hukata nimet, ehdot tai seuraavat tehtävät. Transkriptio auttaa palaamaan siihen, mitä todella sanottiin, ja yhteenveto puolestaan antaa nopean yleiskuvan. Näitä kahta kannattaa käyttää rinnakkain, ei toistensa korvikkeina.

Arvioiden perusteella sovellus on löytänyt jo laajan käyttäjäjoukon: sillä on yli 500 000 asennusta ja 4,7 tähden keskiarvo noin 9 000 arviosta. Nämä luvut kertovat suosiosta, mutta oma päätös kannattaa tehdä käyttötarpeen perusteella. Olennaisempaa on miettiä, palaanko tallenteisiin oikeasti ja vähentääkö automaattinen luonnos omaa jälkityötäni.

Mistä ajansäästö syntyy käytännössä?

Plaud kuuluu työkalusovelluksiin, ja sen kehittäjä on PLAUD LLC. Sovelluksen perusidea on helpompi ymmärtää työnkulun kautta: ensin puhe tallentuu, sen jälkeen tekoäly muuntaa sitä tekstiksi ja muodostaa sisällöstä yhteenvedon. En siis odota, että valmis teksti olisi aina sellaisenaan lähetettävä raportti. Parempi tapa on käyttää sitä luonnoksena, jonka tarkistan ennen jakamista tai päätösten kirjaamista.

Esimerkiksi viikoittaisen tiimipalaverin jälkeen voin käydä läpi yhteenvedon ja etsiä litteroinnista kohdat, joissa sovittiin vastuista tai määräajoista. Se on usein nopeampaa kuin koko tallenteen kuunteleminen uudelleen, mutta vain jos tarkistan nimet, numerot ja mahdolliset epäselvät kohdat. Paras ajansäästö syntyy siitä, että tekoäly tekee ensimmäisen jäsennyksen ja minä keskityn tarkistamiseen.

Käyttöönotto ja ensimmäiset vaikutelmat

Sovelluksen lataaminen ja käyttöönotto oli yllättävän sujuvaa. Kun avasin sovelluksen ensimmäistä kertaa, intuitiivinen käyttöliittymä toivotti minut tervetulleeksi. Pääsin nopeasti alkuun ja sovellus opasti minut askel askeleelta, kuinka aloittaa muistiinpanojen tekeminen.

Ensimmäinen testini oli palaveri, jossa Plaud kuunteli ja teki muistiinpanot puolestani. Yllätyin siitä, kuinka tarkasti se pystyi poimimaan puheesta olennaiset asiat. Tämä oli minulle suuri helpotus, sillä voin keskittyä itse keskusteluun ilman, että tarvitsen kynää ja paperia.

Ensimmäisessä käytössä kannattaa silti päättää etukäteen, mitä haluaa tallenteesta saada. Jos tavoite on kirjata päätökset, kuuntelen erityisen tarkasti sovitut toimet ja varmistan, että yhteenveto säilyttää ne. Jos taas haluan luentomuistiinpanot, palaan käsitteisiin ja kohtiin, joita en ymmärtänyt heti. Tällainen pieni rajaus tekee jälkikäteen tarkistamisesta hallittavampaa kuin se, että odotan sovelluksen tietävän automaattisesti, mikä minulle oli tärkeää.

Arjessa toimiva käytäntö on nimetä tai järjestää tallenteet heti tavalla, jonka tunnistan myöhemmin, esimerkiksi aiheen tai tapaamisen mukaan, jos sovelluksen työnkulku sen sallii. En luottaisi siihen, että muistan viikon päästä, mikä pitkästä tallennelistasta liittyi mihinkin keskusteluun. Vielä hyödyllisempää on tarkistaa yhteenveto pian tapaamisen jälkeen, kun muistan puhujat ja asiayhteyden. Silloin epäselvät kohdat on helpompi huomata ja korjata.

Ominaisuudet, jotka erottuvat

Yksi suosikkitoiminnoistani on mahdollisuus jakaa muistiinpanot suoraan kollegoille tai tallentaa ne pilvipalveluun. Tämä tekee yhteistyöstä huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa. Lisäksi Plaud osaa myös tunnistaa puhujia, joten keskustelujen seuraaminen jälkikäteen on erittäin selkeää.

Toinen merkittävä ominaisuus on kyky synkronoida eri laitteiden välillä. Oli kyseessä sitten puhelin, tabletti tai tietokone, muistiinpanot ovat aina käden ulottuvilla. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos työskentelee vaihtelevissa ympäristöissä.

Jakamisessa kannattaa erottaa toisistaan henkilökohtainen työmuistiinpano ja aineisto, jonka voi huoletta lähettää muille. Tarkistan ennen jakamista, ettei tekstissä ole väärin tunnistettua nimeä, keskeneräistä ajatusta tai arkaluonteista keskustelua. Automaattinen yhteenveto voi näyttää siistiltä, vaikka yksi virhe muuttaisi lauseen merkityksen. Käytännöllinen työnkulku on siis käyttää luonnosta oman muistin tukena ja lähettää eteenpäin vasta tarkistettu versio.

Puhujien erottelusta on eniten iloa keskusteluissa, joissa osallistujat vaihtavat puheenvuoroja selkeästi. Se ei kuitenkaan vapauta minua arvioimasta, kuka todella sanoi mitäkin, varsinkaan jos ihmiset puhuvat päällekkäin tai äänet muistuttavat toisiaan. Tulkitsen puhujamerkinnät navigointiavuksi, en vahvistetuksi pöytäkirjatiedoksi. Kun jokin kommentti vaikuttaa päätöksen kannalta tärkeältä, palaan kyseiseen kohtaan ja tarkistan sen asiayhteyden.

Laitteiden välinen käyttö helpottaa silloin, kun haluan tarkastella muistiinpanoa eri tilanteessa kuin missä se syntyi. Puhelimella tallennettu sisältö voi olla kätevä avata myöhemmin toisella laitteella, mutta synkronoinnin arvo riippuu omasta työskentelytavasta: jos teen kaiken yhdellä laitteella, siitä ei välttämättä tule suurta lisähyötyä. En siis pitäisi sitä yksinään syynä vaihtaa nykyistä muistiinpanotapaa.

Haasteet ja oppimiskäyrä

Kuten kaikissa uusissa sovelluksissa, myös Plaudissa oli pieni oppimiskäyrä. Aluksi oli hieman hankalaa tottua siihen, että joku muu tekee muistiinpanot puolestani, mutta ajan myötä aloin luottaa sovelluksen tarkkuuteen. Tekoälyn kehitys on ollut huimaa, mutta satunnaisesti se saattaa tehdä pieniä virheitä, jotka vaativat manuaalista korjausta.

Vaikka Plaud onkin älykäs, se ei ole kaikkivoipa. Välillä hälyisissä ympäristöissä tai useamman ihmisen puhuessa yhtä aikaa, sovellus saattaa hieman sekoilla. Tämä on kuitenkin ymmärrettävää, ja suurin osa ajasta se toimii moitteettomasti.

Tämä rajoitus vaikuttaa siihen, missä tallennan. Rauhallisessa neuvotteluhuoneessa puheesta on helpompi muodostaa käyttökelpoinen teksti kuin kahvilassa, jossa taustalla puhutaan ja astiat kolisevat. Jos keskustelu on tärkeä, valitsen mahdollisuuksien mukaan rauhallisemman paikan ja pidän puhelimen lähellä puhujaa. Jos olosuhteet ovat huonot, en lupaa itselleni täydellistä litterointia, vaan kirjoitan tärkeimmät asiat myös itse.

Toinen hyvä tarkistussääntö koskee lukuja ja erisnimiä. Tekoälyn tuottama teksti voi näyttää sujuvalta, vaikka yksittäinen numero, nimi tai kielteinen sana olisi mennyt väärin. Siksi tarkistan ensin juuri ne kohdat, joilla olisi käytännön seurauksia: sovitut summat, päivämäärät, vastuuhenkilöt ja päätökset. Tätä nopeaa kohdennettua tarkistusta pidän hyödyllisempänä kuin koko transkription huolellista oikolukua silloin, kun tallenne on pitkä.

En myöskään jättäisi sovellusta huomaamatta hoitamaan tallentamista tilanteessa, jossa tallennus ei ole sopivaa. Keskustelun osallistujille on hyvä kertoa asiasta ja varmistaa, että tallentaminen käy tilanteeseen. Tämä on erityisen tärkeää työssä, jossa käsitellään luottamuksellisia asioita. Plaud voi auttaa muistiinpanoissa, mutta se ei ratkaise sitä, mitä keskustelusta saa tallentaa tai kenelle sisältöä voi jakaa.

Kenelle siitä on eniten hyötyä?

Sovellus sopii parhaiten ihmiselle, jolla on säännöllisesti keskusteluja, haastatteluja, suunnittelupalavereita tai luentoja ja joka haluaa palata niiden sisältöön jälkeenpäin. Esimerkiksi projektivastaava voi kuunnella osallistujia muistiin kirjoittamisen sijaan ja tarkistaa kokouksen jälkeen päätösten luonnoksen. Opiskelija voi puolestaan käyttää litterointia luennon vaikeiden kohtien etsimiseen, mutta hänen kannattaa täydentää sitä omilla huomioilla eikä käsitellä automaattista yhteenvetoa valmiina oppimateriaalina.

Myös haastatteluja tekevä voi hyötyä siitä, että puheesta syntyy tekstimuotoinen työversio. Aikaa säästyy etenkin silloin, kun tarkoituksena on poimia muutama teema tai tarkistaa täsmällinen ilmaus. Julkaistavaa lainausta en silti ottaisi transkriptiosta tarkistamatta sitä alkuperäisestä tallenteesta. Virhe voi muuttaa sävyä, vaikka muu teksti vaikuttaisi uskottavalta.

Sen sijaan Plaud ei ole paras valinta, jos teen vain lyhyitä tehtävälistoja, kirjoitan muistiinpanot mieluummin käsin tai tarvitsen ehdottoman varman tekstin ilman tarkistustyötä. Se ei myöskään korvaa tavallista muistiinpanosovellusta kaikissa tilanteissa: yksittäinen ajatus on usein nopeampi naputella itse kuin tallentaa puheena ja käsitellä sen jälkeen. Valitsisin menetelmän sen mukaan, onko tärkeämpää saada keskustelu talteen vai kirjata vain lopputulos.

Vaihtoehtona voi käyttää puhelimen omaa äänitallennusta ja kirjoittaa muistiinpanot itse, tai tehdä ne suoraan keskustelun aikana. Tavallinen tallennin jättää enemmän kuuntelu- ja jäsentelytyötä käyttäjälle, mutta antaa mahdollisuuden tehdä muistiinpanot ilman tekoälyn muodostamaa tulkintaa. Käsin kirjaaminen on puolestaan heti käyttökelpoista, mutta voi viedä huomion keskustelusta. Plaudin vahvuus on näiden väliin asettuva työnkulku: puhe talteen, tekstiluonnos ja tiivistelmä, minkä jälkeen ihminen tarkistaa olennaisen.

Maksullisuus, sopivuus ja luottamus

Sovelluksen voi ladata ilmaiseksi, mutta Google Playn kautta laskutettavien sovelluksen sisäisten ostojen hinnat vaihtelevat 3,39 eurosta 289,99 euroon. Tämä on olennainen asia ennen kuin rakentaa koko työskentelytapansa sen varaan: tarkistan sovelluksessa, mitä omaan käyttöön tarjotaan ja mistä mahdolliset maksut muodostuvat. En olettaisi, että ilmainen lataus tarkoittaa kaikkien toimintojen rajatonta käyttöä.

Jos harkitsen maksullista käyttöä, testaan ensin omilla tavallisilla tilanteillani, syntyykö transkriptiosta oikeasti hyötyä. Yksi hyvä koe on ottaa talteen keskustelu, jonka tärkeimmät päätökset kirjoittaisin muuten itse muistiin, ja verrata tarkistamiseen kulunutta aikaa entiseen tapaan. Jos joudun korjaamaan lähes kaiken tai en koskaan palaa tallenteisiin, lisäkululle ei ehkä ole perusteita. Jos taas löydän nopeasti sovitut asiat ilman koko keskustelun uudelleen kuuntelua, sovellus voi sopia työnkulkuuni paremmin.

PEGI 3 -ikäraja kertoo luokituksesta, mutta ei yksin vastaa siihen, sopiiko sovellus jokaiseen työ- tai opiskelutilanteeseen. Käytännössä huomio kannattaa kiinnittää tallennettavan keskustelun luonteeseen, osallistujien informointiin ja siihen, kenelle muistiinpanot jaetaan. Luottamuksellisessa tapaamisessa noudatan aina oman organisaation sääntöjä ja harkintaa sen sijaan, että olettaisin sovelluksen olevan automaattisesti sopiva tallennuspaikka.

Android-käyttäjälle sovelluksen nykyinen versio on 3.16.0, ja vähimmäisvaatimuksena on Android 7.0. Sovellus on julkaistu 28.9.2023. Nämä käytännön tiedot ovat hyödyllisiä, jos tarkistan yhteensopivuutta vanhemman laitteen kanssa, mutta pelkkä versionumero ei kerro, kuinka hyvin yksittäinen tallenne onnistuu. Äänen laatu, keskustelun selkeys ja oma tapa tarkistaa tulos vaikuttavat lopputulokseen vähintään yhtä paljon.

Lopulliset ajatukset

Kokonaisuudessaan Plaud: AI Note Taker on mullistava työkalu, joka on helpottanut päivittäistä elämääni merkittävästi. Sen avulla voin keskittyä olennaiseen ilman huolta siitä, että jotain tärkeää jää kirjaamatta. Suosittelen sovellusta kaikille, jotka haluavat tehostaa työskentelyään ja vapauttaa resursseja muille asioille.

Jos muistiinpanojen tekeminen tuntuu työläältä ja aikaa vievältä, anna Plaudille mahdollisuus. Se voi olla juuri se, mitä arkeesi kaipaat.

Oma suositukseni on silti rajattu: kokeile sitä ensin keskusteluissa, joissa hyöty on selkeä ja virheet voi tarkistaa ennen kuin niihin nojataan. Kun haluan kuunnella paremmin ja saada tapaamisesta nopeasti käsiteltävän tekstiluonnoksen, Plaud on järkevä apu. Kun tarvitsen täydellistä sanatarkkuutta, haluan tallentaa arkaluonteista sisältöä tai minulla on vain pari nopeaa asiaa kirjattavana, valitsen mieluummin huolellisen käsinkirjoituksen tai muun sopivamman menetelmän. Näin sovellus säästää aikaa siellä, missä se on vahvimmillaan, ilman että luovutan sille lopullista vastuuta muistiinpanoista.